Центарот за управување со промени, повикува на приклучување кон нивната иницијатива „Дигитализација на административните услуги на факултетите“, која може да ја пополните тука.
Од центарот истакнуваат дека сите учесници во образовниот академски процес се соочуваат со големи предизвици како што се големите административни трошоци, недостаток на современи начини на електронски плаќања, недовршената дигитализација, долго чекање и редици во просториите на факултетите. Па оттаму, се надоворзуваат тие, потребна е неопходна промена со цел да се олесни целиот процес на студирање, како за студентите, така и за вработените на факултетите.
Од „ЦУП“ сметаат дека подобрувањето на квалитетот на административните услуги, може да се реши на неколку начини како:
- Назначување на студенти – ментори, советници, помошници. Студентите од 3-4 студиска година, кои веќе имаат искуство со начинот на кој функционира факултетот би биле назначени како помошници/ментори на студентите запишани во првата студиска година. Тие би биле одговорни за група на студенти почетници на кои веднаш со почетокот на училишната година би им ги презентирале правилата и процедурите пропишани на факултетите. – Да се воведат повеќе рокови и подолги рокови за завршување на административните обврски со цел да се намалат редиците и обемот на работа. Со ова во исто време би се избегнале и правењето на технички грешки и повторување на процедурите;
- Поставување на инфо – електронски табли каде што би биле наведени јасно и прецизно сите правила и процедури, распореди на предавања, испити и настани на факултетите; – Пристап до книгите од библиотеките во електронска форма со цел поедноставен и лесен пристап до нив и воедно ќе се помогне во процесот на намалување на печатење и уништување на животна средина; Дигитализација на административните услуги:
- Електронски пријави за испити, семестри, упис на години – кои ќе може да се пополнат и поднесат електронски, со цел избегнување на хартиени пријави, како и нивно поднесување до студентски служби и правење редици и гужви.
- Инсталирање на ПОС-ови за плаќање со картичка во просториите на факултетите при што ќе се избегнат погрешните уплати, уплати на погрешни износи, ќе се заштеди на време и стрес на кој се подложни и административниот кадар и студентите;
- Доработка и усовршување на платформата iKnow, во втора фаза со проширување на услугите во правец на изработка и поврзување со мобилна апликација. Изработка и воведување на можност за електронско и мобилно плаќање. Платформата да овозможува сите потребни документи и потврди да може електронски да се печатат за да послужат како доказ.
- Мобилни апликации со информации и ориентација за студентите од прва студиска година со пристап до сите потребни податоци, студиската година, насоки, со нотификации за уплати, испити, распоред на предавања, програма за ориентација на факултет (мапи од простории на факултетот, процедури за однесување), итн.
- Утврдување на правна рамка за дигитализација на административната работа на факултетите. – Пристап до кинигите од библиотеките на факултетите, во дигитална форма.
